Gehonoreerde aanmeldingen

Algemene dekkingsmiddelen

Toelichting aanmelding

Gemeente De Fryske Marren heeft haar analoge (papieren) te bewaren archieven ondergebracht in archiefbewaarplaatsen in Joure en Bolsward (CHC De Tiid). Voor het duurzaam opslaan, beheren en toegankelijk houden van digitale informatie via een e-depot heeft de gemeente echter nog geen oplossing. Hiermee lopen we landelijk achter op gemeenten van vergelijkbare grootte.

Een e-depot (elektronische archiefbewaarplaats) is een digitale voorziening voor het duurzaam opslaan, beheren en toegankelijk houden van langdurig te bewaren archiefwaardige informatie. Het doel is om de authenticiteit, volledigheid en toegankelijkheid van digitale documenten op de lange termijn te waarborgen. Dit vereist een samenhang van organisatiebeleid, processen, informatiebeheer, beveiliging en technologie. Een e-depot is - net als een archiefbewaarplaats - een voorziening die de gemeente op grond van de Archiefwet blijvend nodig heeft.

De kosten voor een e-depot variëren sterk, afhankelijk van de te kiezen opties. Voor de meeste organisaties gaat het om maatwerk. Hiervan zijn wij ook uitgegaan voor de berekening van de verwachte kosten.
Het duurzaam toegankelijk opslaan van onze digitale informatie in een e-depot gaat logischerwijs geld kosten, waar budget voor aangevraagd dient te worden. Het bedrag van de kapitaallasten is op basis van een prijsindicatie door een leverancier waarbij is gekozen voor een full-serviceversie. Het bedrag van het inschakelen van derden t.b.v. het voorbereiden van de data voor overdracht is op basis van een globale risicoanalyse en urenraming. Verwachtte kosten voor serviceovereenkomst, aansluitkosten, datareparatie en beheer en licentiekosten voor komende 4 jaar:
2027    € 144.451
2028   € 156.451
2029   € 168.451
2030   € 178.051

Risico indien niet gehonoreerd
Mocht deze aanmelding niet worden gehonoreerd dan:
-   voldoen we niet aan de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) en krijgen we te maken met interbestuurlijk toezicht vanuit de provincie.
-   kunnen we als gemeente in de toekomst niet goed verantwoording afleggen;
-   is de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van het archief niet gewaarborgd.

Toelichting aanmelding

Door een zeer sterke stijging van WOO-verzoeken komen onze  juristen in toenemende mate onvoldoende toe aan hun overige juridische taken. in 2026 hebben we daarom tijdelijk extra capaciteit moeten inhuren, namelijk een jurist en administratief medewerker.
Deze inzet is echter structureel noodzakelijk om documenten tijdig, juist en systematisch te ontsluiten. Wij vragen de formatie voor afhandeling WOO-verzoeken structureel uit te breiden met 0,89 fte vanaf 2027 en daarnaast 0,67 fte vanaf 2028 en hiervoor € 83.000 in 2027 en € 132.000 vanaf 2028 beschikbaar te stellen.

Risico indien niet gehonoreerd
We kunnen niet voldoen aan de wet open overheid en zullen verplichte doorlooptijden niet kunnen naleven. Dat geeft als risico mogelijke aanspraak op boetes en negatieve publiciteit.

Toelichting aanmelding

Vanuit wet- en regelgeving (o.a. aanbestedingsrecht, informatiebeveiliging en privacy) is de gemeente verplicht om aantoonbaar grip te houden op IT-contracten en leveranciers. Daarnaast heeft de accountant expliciet aanbevolen om het IT-contractmanagement structureel te beleggen en verantwoordelijkheden duidelijk te positioneren. Het professioneel inrichten van contract- en leveranciersmanagement is daarmee niet vrijblijvend, maar een noodzakelijke stap om rechtmatigheid, continuïteit en interne beheersing te waarborgen.

Tegelijkertijd sluit deze ontwikkeling aan bij het organisatieontwikkelplan, waarin het op orde brengen van de basis en het versterken van interne beheersing als prioriteit is benoemd. Organisatiebreed contractmanagement vormt hiervan een essentieel onderdeel. Hoewel de grootste urgentie momenteel binnen het IT-domein ligt, is het doel om toe te groeien naar een organisatiebrede, uniforme werkwijze.

Wij vragen daarom structurele formatie van 1 fte voor contract- en leveranciersmanagement (CLM) en hiervoor een bedrag van € 116.000 beschikbaar te stellen vanaf 2028.

Risico indien niet gehonoreerd
Indien deze aanvraag niet wordt gehonoreerd, blijft de gemeente onvoldoende toegerust om invulling te geven aan haar wettelijke verplichtingen voor IT-contractmanagement. De accountant heeft expliciet aanbevolen deze verantwoordelijkheid structureel te beleggen; het niet honoreren betekent dat aan deze aanbeveling geen opvolging wordt gegeven. Hierdoor ontstaan risico’s op rechtmatigheid, interne beheersing en informatiebeveiliging, met mogelijke bevindingen in de managementletter of discussie over naleving van wettelijke verplichtingen.

Hierbij blijft organisatiebreed contractmanagement versnipperd en onvoldoende geborgd. Dit beperkt sturing op prestaties, risico’s en contractuele verplichtingen, met financiële risico’s (zoals ongewenste verlengingen of kostenstijgingen) en kwaliteitsrisico’s tot gevolg.

Toelichting aanmelding

De gemeente is voor haar dienstverlening in toenemende mate afhankelijk van digitale systemen en een betrouwbare ICT-omgeving. Om deze dienstverlening ook de komende jaren veilig, beschikbaar en toekomstbestendig te houden, is een structurele verhoging van het budget voor Informatievoorziening en Automatisering (I&A) noodzakelijk.

Van de gevraagde budgetverhoging van € 450.000 voor 2027 en vanaf 2028 € 500.000 per jaar heeft een deel betrekking op bestaande structurele kosten die momenteel onvoldoende zijn opgenomen in de begroting. Deze kosten worden al gemaakt voor het beheer en de ondersteuning van de gemeentelijke informatievoorziening. Door wijzigingen in de financiële verwerking van ICT-kosten in voorgaande jaren is een structureel tekort ontstaan dat vanaf 2027 moet worden hersteld.

Daarnaast zijn extra middelen benodigd vanwege verwachte kostenstijgingen binnen de ICT-voorziening. In 2027 lopen meerdere contracten van bedrijfskritische vakapplicaties af. Om te blijven voldoen aan het gemeentelijke inkoopbeleid zullen contracten worden verlengd of opnieuw worden aanbesteed. Op basis van de huidige marktontwikkelingen verwachten wij hierbij hogere kosten.

Tegelijkertijd verandert de wijze waarop software door leveranciers wordt aangeboden. Waar voorheen vaker sprake was van een eenmalige aanschaf of investering, werken leveranciers steeds vaker met abonnementen en jaarlijkse licenties. Deze kosten komen direct ten laste van de exploitatie en zorgen daarmee voor hogere structurele lasten. Ook worden licenties steeds vaker gebaseerd op het aantal gebruikers, waardoor groei van de organisatie leidt tot hogere kosten.

Daarnaast nemen de kosten toe als gevolg van:
•   hogere eisen aan informatiebeveiliging en digitale weerbaarheid;
•   nieuwe wet- en regelgeving;
•   de verdere digitalisering van gemeentelijke dienstverlening;
•   groei van het aantal digitale werkplekken, apparaten en softwaregebruikers;
•   noodzakelijke investeringen in nieuwe technologische ontwikkelingen, waaronder toepassingen van kunstmatige intelligentie (AI).
Met deze budgetverhoging kunnen de continuïteit, veiligheid en kwaliteit van de digitale dienstverlening aan inwoners, ondernemers en medewerkers worden geborgd.

Risico indien niet gehonoreerd
Wanneer deze budgetverhoging niet wordt toegekend, ontstaat een structureel tekort binnen de ICT-begroting. Hierdoor komt de financiering van noodzakelijke software, beheeractiviteiten en beveiligingsmaatregelen onder druk te staan.
Dit kan leiden tot:
•   een afnemende betrouwbaarheid van gemeentelijke systemen;
•   een groter risico op verstoringen van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers;
•   onvoldoende ruimte om te voldoen aan wettelijke en beveiligingseisen;
•   uitstel van noodzakelijke vernieuwingen en vervangingen van systemen;
•   hogere kosten op langere termijn door het moeten treffen van tijdelijke of noodmaatregelen.
Hierdoor komen de continuïteit, veiligheid en kwaliteit van de digitale dienstverlening van de gemeente onder druk te staan.

Toelichting aanmelding

De begroting voor 2027 is sluitend en voldoet aan de beginselen van het BBV en provinciaal toezicht. Voor de jaren daarna is het, ondanks een kritische beoordeling van zowel de inkomsten als de uitgaven, niet gelukt om tot een sluitende meerjarenbegroting te komen en is vanaf 2028 een verhoging van de bestaande bezuinigingstaakstelling opgenomen . De algemene reserve is bovendien ontoereikend om de tekorten vanaf 2028 op te vangen.

Daarom wordt voorgesteld om de begroting 2028 en verder vanaf de basis opnieuw op te bouwen. Hierbij wordt niet alleen kritisch gekeken naar de beschikbare middelen en de omvang van de uitgaven, maar nadrukkelijk ook naar de taken die de organisatie uitvoert. Daarbij wordt onderzocht welke taken noodzakelijk zijn, welke anders of efficiënter kunnen worden uitgevoerd en eventueel welke taken mogelijk niet langer uitgevoerd hoeven te worden. Het uitgangspunt hierbij is om tot een reëel structureel sluitende begroting te komen.

Dit vraagt om een intensief en zorgvuldig traject. Daarom wordt voorgesteld een ervaren externe projectleider in te huren die de organisatie gedurende dit proces begeleidt. Deze projectleider krijgt de opdracht om samen met de organisatie een breed palet aan mogelijke keuzemaatregelen in beeld te brengen en dit ter besluitvorming aan de raad voor te leggen.

Het doel van dit traject is om te komen tot concrete keuzes die leiden tot een reëel structureel sluitende meerjarenbegroting vanaf 2028 en verder.

Voor de inzet van een externe projectleider brede afweging is een bedrag van € 150.000 benodigd.

Risico indien niet gehonoreerd
Geen reëel sluitende meerjarenbegroting. Hierdoor zullen we onder preventief toezicht van de provincie vallen.

Toelichting aanmelding

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet de werkgever een inventarisatie en evaluatie van de risico’s, die de werkzaamheden voor de medewerkers met zich meebrengen, vastleggen in een Risico Inventarisatie & Evaluatie (hierna RI&E). Deze heeft betrekking op de veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerkers (en derden). Op basis van deze inventarisatie kunnen vervolgens maatregelen getroffen worden om de aanwezige risico’s te beheersen en het arbobeleid hier op af te stemmen.

In plan van aanpak RI&E 2025 staat beschreven welke actiemaatregelen genomen moeten worden om de geïnventariseerde risico’s aan te pakken, binnen welke termijn deze maatregelen uitgevoerd worden, de eventuele kosten en wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan.

Het merendeel betreft incidentele kosten. De kosten worden zoveel als mogelijk gedekt uit het arbobudget.  Voor een deel van de kosten (€90.000) bestaat geen dekking. Wij vragen daarom het arbobudget structureel met € 90.000 te verhogen.

Risico indien niet gehonoreerd
Het niet hebben van een RI&E, plan van aanpak kan leiden tot boetes voor het niet naleven van de wettelijke vereisten met betrekking tot de RI&E, inclusief plan van aanpak, juridische geschillen en aansprakelijkheidskwesties als er zich arbeidsongevallen voordoen. Het uitvoeren van het plan van aanpak is noodzakelijk om de veiligheid en gezondheid van medewerkers te kunnen waarborgen.